عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روز آمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا مؤسسه برای برنامه ریزی های آینده و تصمیم گیری می‌باشد این مدیر برای گرد آوری داده ها و پردازش آن ها نیازمند سیستم‌های اطلاعاتی و رایانه ای و حتی سیستم‌های خبره می‌باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی‌داشته و از امکانات سیستم‌های اطلاعاتی و فن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده ، داشتن سواد رایانه ای و سواد اطلاعاتی می‌باشد .
۲-۲-۱- آغاز به کار گیری فناوری‌های اداری
در نخستین سال‌های اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز‌های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می‌شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه۶۰ میلادی به طول انجامید بیشترین تأکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستم‌های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند .
در اوائل دهه ۱۹۶۰ و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روش های جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز‌های اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت‌های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال ۱۹۸۰ سیستم‌های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .
اما در واقع اتوماسیون اداری در سال ۱۹۶۴ وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نوار مغناطیسی / ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد . ماشین تایپی که می‌توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکامل‌های بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه ۱۹۷۰ کارایی کارخانه ها ۹۰-۸۵ در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها ۴ در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند .
موسساتی که به سیستم‌های اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند .چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار‌های خود آگاه بودند و می‌دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تأمل نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً از سیستم‌های اطلاعات مدیریت چه می‌خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته‌های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی‌دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرایندهای مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .
۲-۲-۲- سیر تکامل فناوری اداری
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ارتباطات است . در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخص‌های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیط‌های اداری بود . ( دهه ۲۰ به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت‌های اداری از فعالیت‌های تولیدی بود و در نهایت واحد‌های ستادی از لحاظ مکانی از واحد‌های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .
۲-۲-۳- دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه
در این دوره با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با بهره گرفتن از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ی کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را بری انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .
۲-۲-۴- دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات
با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم‌های اداری سیستم‌های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می‌بریم ، این است که سازمان‌ها و شرکت‌ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده اند و در بازار‌های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است .
تعریف اتوماسیون اداری : بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد ، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت‌های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند .
اما از دهه ۱۹۶۰ که جنبه‌های بیشتری از کاربرد ها و فعالیت‌های اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم‌های اداری ، سیستم‌های اطلاعاتی اداری ، سیستم‌های کاربر نهایی و سیستم‌های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی‌ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون، سیستم‌های به نام اتوماسیون اداری نامیده می‌شود .
