۱-۱۰-۲- سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)

سیستم های اطلاعات مدیریت دستی(غیر رایانه ای) در طول حیات بشر به روش های گوناگونی از سوی مدیران سازمان های مختلف ایجاد ومورد استفاده قرار گرفته است. آنگاه که سلاطین ایران باستان یا یونان باستان مانند کورش هخامنشی، اسکندر مقدونی، چگیز خان مغول، ناپلئون، بناپارت، هیتلر و .. سپاهیان چندین هزار نفری خود را از یک نقطه حرکت داده و روزها و ماه ها از نقطه ای به نقطه ای دیگر در حرکت بوده و اقدام به فتح سرزمین های جدید می نمودند، تدارک و پشتیبانی یک چنین سپاهیان عظیمی امکان پذیر نبوده مگر آن که یک سیستم اطلاعات مدیریت کامل و قوی بتواند اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری مدیران و فرماندهان این عملیات های گسترده را تامین نماید (قاضی زاده فرد، ۱۳۸۷، ص ۲۵۵).

سیستم های اطلاعات مدیریت تا قرن بیستم با تانی به حرکت خود ادامه داد و شاید علت آن عدم توانایی بشر در حفظ، نگهداری و بازیابی سریع و دقیق اطلاعات بود. با ابداع و توسعه رایانه به ویژه رایانه های با ظرفیت، سرعت ودقت بالا در نیمه دوم قرن بیستم، تکامل ‌و کاربرد سیستم اطلاعات مدیریت روند دیگر و سرعت بیشتری یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات و فعالیت ها و وظایف سازمان های مختلف در دنیا گردید(موردیک و مانسون، ۱۹۸۶ ص ۷).

MIS سیستمی است که جمع‌ آوری، کنترل و پالایش داده های مورد نیاز سازمان را بر عهده داشته و با به کارگیری روش های مناسب هر سازمان، اطلاعات پالایش شده را به منظور تصمیم، برنامه ریزی و کنترل کلیه فراینده در اختیار سطوح مختلف مدیران قرار می‌دهد.

هدف MIS افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستم های بازخور اطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده های جدید به سیستم است.

سیستم‌های رسمی و غیر رسمی که اطلاعات قدیم، حال و اطلاعات مربوط به برنامه های آینده را به صورت کتبی و شفاهی، مرتبط با عملیات داخلی سازمان و محیط آن فراهم می‌سازد و سپس به وسیله اطلاعات فراهم شده در چارچوب زمانی مقتضی به منظور به کار بردن در تصمیم گیری، ‌از مدیران، پرسنل و اجزاء کلیدی محیط پشتیبانی می‌کند (بهشتیان وابوالحسنی، ۱۳۷۸ ص ۳۴).

سیستم اطلاعات مدیریت یکی از انواع خاص سیستم های اطلاعاتی است که اطلاعاتی که مدیران برای تصمیم گیری جهت برنامه ریزی و کنترل و اداره سازمان نیاز دارند و فراهم می آورد. هدف از طراحی و به کارگیری این سیستم ها این است که به مدیران در جت تصمیم گیری بر اساس آگاهی ودانش، کمک شود (سامرز، ۱۹۹۱ص ۱۷).


اما (سن، ۱۹۹۰ ص ۵۰۱) تعریف دیگری برای (MIS) ارائه می کند وآن اینکه (MIS) عبارت است از سیستم تجمیع شده ای که برای پشتیبانی از امور برنامه ریزی، کنترل و عملیات یک سازمان تهیه و آماده می‌گردد.

این سیستم با ارائه اطلاعاتی از گذشته، حال وآینده در باره عملیات درون سازمانی و آگاهی های برون سازمانی، از عملیات، مدیریت و تصمیم گیری در سازمان، پشتیبانی اطلاعاتی لازم را به عمل می آورد.

۲-۱۰-۲- سیستم های اطلاعات پردازش عملیات (TPS)

(TPS) ها سیستم هایی هستند که گردآوری و پردازش داده های مربوط به تراکنش ها^[۲۱] را بر عهده دارند و بر اساس داده های پردازش شده انواع محصولات اطلاعاتی مانند فرم ها، فهرست ها، گزارش ها و غیره.. را تهیه می نمایند که به عنوان مبنایی برای تهیه گزارش های بعدی مدیریتی نیز در سیستم های اطلاعات مدیریت (MIS) مورد استفاده قرار می گیرند ( قاضی زاده فرد، ۱۳۸۷ ص ۲۵۱)

۳-۱۰-۲- سیستم های اطلاعات تصمیم یار (DSS)

سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری، سیستم های اطلاعاتی هستند که مدیران را در اتخاذ تصمیم های غیر عادی وراهبردی و منحصر به فرد و غیر تکراری که غیر ساخت یافته وبدون ساختار یا نیمه ساختار دار هستند، یاری می‌دهند.

یعنی در فرموله کردن وتعریف مسأله، انتخاب گزینه ها و راحل های مختلف وارزیابی نقاط قوت و ضعف هر راه حل و انتخاب بهترین راه حل و گزینه از این سیستم ها بهره گیری می‌گردد (همان منبع ص ۲۶۵).

۴-۱۰-۲- سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی مدیران عالی (ارشد) (EIS)

چهارمین نوع از سیستم های اطلاعاتی، سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی مدیران عالی یا ارشد (EIS) است. همان گونه که از نام آن ها مشخص است، (EIS) ها به منظور یاری رساندن به مدیران ارشد در سطوح بالای سازمان، جهت دستیابی و به کارگیری اطلاعات مورد نیاز برای راهبری سازمان، طراحی می‌گردند.

این سیستم ها ضمن گردآوری اطلاعات از منابع داخل و خارج سازمان، اطلاعات آماده شده را در قالب و شکل مطلوب و با توجه به اطلاعات کلیدی در دسترس مدیران کاربر خود قرار می‌دهند (قاضی زاده فرد، ۱۳۸۷ ص ۲۶۷).

۵-۱۰-۲- سیستم های اطلاعاتی پشتیبانی گروه کاری (WGSS)

سیستم های پشتیبانی گروه کاری که پنجمین نوع سیستم های اطلاعاتی است، نوع خاصی از انواع سیستم های اطلاعاتی است که کلیه مدیران وکارکنان را در انجام وظایف و فعالیت‌های اداری روزمره و روزانه، بدون انتقال فیزیکی و رفت و آمد افراد و همچنین بدون استفاده از کاغذ^[۲۲] یاری می‌دهند(همان منبع ص ۲۶۹).

۶-۱۰-۲- سیستم های اطلاعاتی خبر (ES)

سیستم های خبره نوعی از سیستم های اطلاعاتی هستند که هم به صورت مجزا ومنفرد و هم به همراه سایر انواع سیستم های اطلاعاتی که در بالا به آن ها اشاره شد مورد استفاده قرار می گیرند. سیستم های خبره، از برنامه های رایانه ای که قواعد و حقایق را در خود ذخیره نموده اند و آن ها را پایگاه دانش^[۲۳] نام می نهند، جهت تقلید فرایند تخصص و خبرگی انسان ها استفاده می‌کنند (همان منبع ص ۲۷۱).

۱۱-۲- مشکلات ایجاد سیستم های اطلاعات مدیریت

ورود سیستم های اطلاعاتی به سازمان ها همواره موفقیت آمیز و بدون دردسر نبوده است. در بسیاری از موارد، سیستم های ایجاد شده نتوانسته اند انتظارات بجا و در برخی موارد نابجای متقاضیان را برآورده سازند و همین عدم رضایت به هر حال باعث شده نه تنها مشکلات قبلی سازمان
حل نشود، بلکه سیستم دچار اختلال گردیده و علاوه بر صرف هزینه و وقت زیاد، از کیفیت و بازدهی آن نیز کاسته شود. اگر چه این مشکل در کشورهای پیشرفته نیز وجود دارد، ولی در کشورهای جهان سوم، که دانش فن آوری اطلاعات سابقه طولانی نداشته و قوانین ومقررات و سیاست ها و استانداردهای رسمی نیز وجود ندارد و یا هنوز در مراحل اولیه و در حال شکل گیری می‌باشند. حادتر به نظر می‌رسد.

بدون اینکه در اینجا قصد تحلیل جامعی از علل شکست سیستم های اطلاعاتی وجود داشته باشد، لازم است بر این نکته تأکید شود که تجارب قبلی نشان می‌دهد که مشکلات سازمان ها در این زمینه، بیشتر جنبه مدیریتی و ساختاری دارد تا فنی.

علت اصلی ناکامی بیشتر سیستم های اطلاعاتی، عدم اجرای صحیح ‌و کامل مراحل مختلف ایجاد سیستم به ویژه مرحله تجزیه وتحلیل و بررسی اولیه ( انجام کار بدون برنامه ) بوده است.

در بیشتر سیستم های ناموفق، یا بررسی اولیه انجام نشده و یابه طور بسیار ناقص انجام شده است. به ویژه این که عدم شناخت کافی استفاده کنندگان و همچنین تبلیغات نادرست فروشندگان تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری و شبکه ای سیستم های رایانه ای نیز تشدید کننده این امر گردیده است (قاضی زاده فرد، ۱۳۸۸).